Documentos · procesos · firma · cumplimiento
Cada caso de su empresa, de la solicitud a la firma, en un solo expediente.
DocuCore reúne formularios, documentos, contratos, aprobaciones y firma electrónica, con el registro que pide la ley de protección de datos.
El problema
Hoy su proceso vive en cinco lugares distintos
Datos repartidos
La solicitud llega por correo, el contrato está en una carpeta y la aprobación quedó en un chat.
Nadie sabe en qué paso va
Para saber si algo está aprobado hay que preguntar, y la respuesta depende de a quién se le pregunte.
Difícil demostrar qué pasó
Cuando llega una auditoría o un reclamo, reconstruir quién hizo qué y cuándo toma días.
La solución
Un expediente por caso, con todo adentro
Cada solicitud abre un expediente que reúne lo que el cliente llenó, los documentos, las aprobaciones, las firmas y la cronología. Cada persona ve su tarea y la empresa ve el conjunto.
Módulos
Seis módulos, un solo expediente
Formularios
Constructor visual con 34 tipos de campo, incluidos cédula y RUC, dirección y teléfono de Ecuador, y reglas que muestran, ocultan o exigen campos según lo respondido.
Gestión documental
Versiones, edición en línea, bloqueo por quien edita, papelera, enlaces temporales con vencimiento y lectura de texto en documentos escaneados.
Contratos
Ciclo de vida completo: plantillas, biblioteca de cláusulas, control de cambios entre versiones, adendas, hitos con alertas y renovaciones.
Flujos de aprobación
Editor visual con 16 tipos de paso: aprobaciones, revisiones, tareas, plazos, avisos, subprocesos y firma. Delegación, reasignación y límites por monto.
Firma electrónica
El firmante entra por un enlace personal y confirma con un código de verificación. Al cerrar se emite un certificado de evidencias y cualquiera puede verificar el documento.
Cumplimiento LOPDP
Consentimientos, solicitudes ARCO con plazo, políticas de retención, retención legal, destrucción con certificado y registro de brechas.
Cómo funciona
De la solicitud al archivo, en cuatro pasos
El cliente solicita
Llena un formulario en el portal de su empresa, con su marca, y adjunta lo que se le pida.
El proceso avanza
El flujo asigna cada paso a la persona o al área que corresponde, con plazos y avisos.
Se decide y se firma
Las aprobaciones y las firmas quedan en el mismo expediente. La inteligencia artificial resume; la decisión es siempre de una persona.
Todo queda registrado
Una cronología única y un registro de auditoría con huella que permite detectar alteraciones respaldan cada caso.
En cifras
Lo que ya trae el producto
- tipos de campo en el constructor de formularios
- 34
- tipos de paso en los flujos de aprobación
- 16
- operadores para las reglas condicionales
- 16
- categorías en el registro de auditoría
- 10
Cifras tomadas del propio producto, no de promesas.
Seguridad y LOPDP
Seguridad y protección de datos desde el diseño
DocuCore se hizo pensando en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.
- Cada empresa ve solo sus datos: el aislamiento lo aplica el servidor, no la pantalla.
- Solicitudes ARCO con plazo de 15 días, con búsqueda de los datos del titular y respuesta registrada.
- Registro de auditoría con huella que permite detectar alteraciones.
- Retención legal que impide archivar o destruir lo que está retenido.
- Verificación pública de documentos firmados que muestra solo nombres y fecha, nunca cédula ni correo.
- La inteligencia artificial resume y sugiere; no decide créditos ni aprobaciones.
Véalo con sus propios casos
En una demostración recorremos un proceso real de su empresa, desde el formulario hasta la firma, y le explicamos cómo se configuraría.